Conosci le 5 applicazioni più utilizzate da chi lavora in Smart Working?

È ormai sempre più evidente che lo smart working potrebbe rappresentare non solo il presente ma anche il futuro per tante realtà aziendali. Sicuramente il 2020, con lo scoppio dell’epidemia e tutte le sue conseguenze, ha incentivato e accelerato il passaggio a una modalità di lavoro a distanza e ha portato a ripensare le proprie attività quotidiane oltre che rivedere i propri obiettivi: si stima infatti - secondo uno studio condotto dall’osservatorio Starting Finance Deal, società di investimenti e consulenza per startup del gruppo Starting Finance - che l’indice di digitalizzazione in Italia quest’anno sia cresciuto del 35%.

Di pari passo alla crescita digitale, si è verificata una rapida diffusione delle piattaforme che consentono di gestire al meglio le proprie attività lavorative e coordinarsi con i colleghi. Il loro vantaggio principale, al di là delle funzionalità specifiche, è quello di permettere a un dipendente di svolgere online ciò che fino a qualche tempo fa faceva manualmente o comunque con strumenti meno veloci e elaborati.

In questo articolo ci incentreremo su 5 tra le applicazioni più funzionali e richieste al momento, ognuna delle quali contribuisce a semplificare notevolmente la giornata di un lavoratore, a prescindere dal proprio settore di riferimento.

Zoom

Una delle più grandi rivelazioni della fase di lockdown è stata Zoom, richiestissima per le videochiamate di gruppo. La piattaforma si caratterizza per essere molto versatile, infatti viene utilizzata sia per i webinar e i corsi didattici online, sia per le videoconferenze, le riunioni aziendali a distanza, ed è funzionale persino nel privato, per restare in contatto con amici e parenti. Non è quindi un caso che questa app si sia velocemente diffusa nei contesti di lavoro.

Il suo punto di forza sta nella semplicità di utilizzo: nonostante sia apparentemente dotata di pochi comandi, questi sono tutti ottimizzati per lo svolgimento di meeting e consentono di gestire al meglio le conversazioni con gruppi ampi di persone. Si può infatti attivare o disattivare il microfono dei partecipanti, condividere il proprio schermo, e anche registrare la videoconferenza, così da poterla rivedere ogni volta che si vuole (funzione molto utile nel caso del webinar).

Sebbene ci siano tre piani a pagamento, la maggior parte delle funzionalità sono disponibili gratuitamente; per accedere al software è sufficiente collegarsi al sito web Zoom e creare un account, oppure è possibile fare il download e scaricare la versione che più si adatta al dispositivo utilizzato.

Dropbox

Dropbox è uno strumento prezioso (e gratuito) per tutte le aziende che cercano un unico spazio di archiviazione online in cui riporre i propri file (di testo come DOC e PDF, foto, video) in modo sicuro. Iniziare ad utilizzarlo è molto semplice, infatti non bisogna far altro che installarlo su computer, tablet o smartphone per poter accedere a documenti, foto e video in qualsiasi momento, a prescindere dal dispositivo utilizzato.

Grazie alla sincronizzazione di file e cartelle, all’utente è consentito non solo gestire i propri file con tranquillità, senza correre il rischio di perdere le ultime modifiche, ma anche lavorarci quando si è offline. Infatti, una volta online, i file sincronizzano in automatico le modifiche fatte quando non si era connessi. Un po' come avere un hard disk esterno sul quale salvare le proprie cartelle, ma con la differenza che questo spazio si trova sul web, ed è quindi sempre disponibile. Dato che i file sono salvati sul cloud, Dropbox offre una soluzione di backup, il che consente di tenere al sicuro i propri file ed evitare che vadano persi dei dati importanti.

Ciò che caratterizza questo software è poi il fatto che le varie cartelle possono essere condivise non solo con i componenti della propria azienda, ma anche con persone esterne e coloro che non hanno installato l’applicazione.

Inoltre, viene data la possibilità agli utenti di recuperare i file eliminati (magari per sbaglio), intervenendo sullo storico entro un certo limite di tempo: 30 giorni per gli account base, 120 giorni per quelli professionali.

Tante funzioni indispensabili, che permettono che Dropbox sia - ormai da anni - tra i più utilizzati per la gestione sicura dei propri dati a livello aziendale, oltre che nel privato.

Google Suite

Google negli ultimi anni si è evoluto tantissimo, adattandosi sempre più alle esigenze di business di qualsiasi azienda, piccola o grande che sia.

Dalla posta elettronica al calendario, dalle conferenze da remoto e alle chat: tutti questi servizi sono stati integrati all’interno di Google Suite.

Nello specifico, Gmail è dedicato alla gestione della casella di posta, Hangout alle videoconferenze, mentre Google Keep è funzionale alla gestione di note e appunti. Per mezzo di un sistema di messaggistica integrato, Gmail e Hangout sono molto utilizzati anche per la comunicazione tra colleghi.

Google Calendar è poi la versione digitale di un’agenda, che consente di fissare i propri appuntamenti ed organizzare i propri impegni in maniera efficace e allo stesso semplice.

Inoltre, Suite comprende uno spazio di archiviazione su Drive di 30 Gb (espandibile) e dà la possibilità di creare e condividere online dei documenti in diversi formati (Word, Excel, Presentazioni), realizzare form di contatti e sondaggi online e persino di creare semplici siti web (con Google Site). Essendo tutto salvato in Cloud, il materiale generato è raggiungibile in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, per cui si adatta perfettamente alle esigenze di chi è attivo principalmente online ed è solito spostarsi per esigenze lavorative.

Slack

Il lockdown ha favorito la diffusione di app di messaggistica più o meno sofisticate. Una delle più note è Slack, un software che permette di chattare, gestire progetti di gruppo, condividere file e immagini in modo istantaneo. Per le sue funzionalità, è particolarmente adatta alle aziende all’interno delle quali è necessario che vi sia molta collaborazione tra i componenti del team: project manager, programmatori e altri professionisti che operano da più uffici e sono quindi soliti lavorare a distanza. Inoltre, differentemente da altre app dedicate alle chat, ha il grande vantaggio di poter essere integrata ad altre piattaforme: ad esempio Google Drive, Dropbox e Zoom, di cui abbiamo appena parlato, ma anche piattaforme di social media come Twitter.

Slack può essere utilizzata come applicazione web, come programma per PC Windows, come app per iPhone, Android e Windows Phone.

Esiste una versione a pagamento, ma l’app è utilizzabile anche gratuitamente, infatti la registrazione è gratuita e consente di creare uno spazio di lavoro personale, in cui impostare le proprie conversazioni e progetti. 

Trello

Per l’organizzazione delle attività di lavoro e il coordinamento dei diversi task tra colleghi, è sicuramente molto consigliata Trello, un’applicazione che permette di caricare file, assegnare uno o più compiti ai dipendenti dell’azienda e fissare anche delle scadenze.  Proprio per queste sue caratteristiche, è particolarmente diffusa tra chi ha tanti progetti da seguire e ha quindi necessità di gestire al meglio il proprio tempo, come ad esempio i project manager. Chi la utilizza può tenere sotto controllo ogni singola attività giornaliera, attraverso l’aggiornamento dello status di ciascuna di esse: questo fa sì che si possa verificare quali siano i compiti già svolti e quali invece siano ancora in fase di completamento. Una volta completata la propria parte del lavoro, è poi possibile assegnare il passaggio successivo a un’altra persona, e questo automatizza il workflow, permettendo un risparmio di tempo e energie non indifferente.

Un altro dei motivi per cui questo software di collaborazione viene scelto rispetto ai concorrenti sta nel fatto che l’interfaccia grafica è molto semplice e, di conseguenza, anche notevolmente intuitiva.

In più, è possibile integrarlo ad altre app (come Slack) e il piano gratuito include tutte le funzioni principali: liste, bacheche, schede, checklist, allegati illimitati.

 

Le applicazioni appena descritte sono quelle più diffuse e maggiormente adatte a soddisfare le esigenze di tutti coloro che lavorano da remoto, ma ne esistono naturalmente molte altre e tante sono anche quelle ancora poco note, e altrettanto funzionali. Il mondo digitale è in costante evoluzione, nascono nuove opportunità ogni giorno, per cui il nostro consiglio è quello di restare sempre informati e aggiornati sulle tendenze del momento e sugli strumenti che, più di tutti, risultano funzionali al proprio modello di business, così da garantire un alto livello di produttività anche nel caso in cui si lavori a distanza.